Mengenal Smart Office, Integrasi IoT untuk Produktivitas Maksimal
Apa yang Anda pikirkan mengenai sebuah kantor modern? Desain kekinian? Open space yang memungkinkan pegawai untuk bekerja dari mana saja? Atau arena permainan yang membantu pegawai untuk melepas stres? Yup! Bisa jadi memang seperti itulah kantor yang diidam-idamkan banyak orang. Tapi, kantor tersebut kurang modern apabila tidak dilengkapi dengan smart office.
Ketahui apa itu smart office dan apa manfaatnya dengan membaca artikel berikut ini:
Apa itu Smart Office?
Sederhananya, smart office atau kantor pintar adalah kantor yang didesain sedemikian rupa, sehingga bisa mengimplementasikan Internet of Things (IoT) dalam setiap sudutnya. Adapun Internet of Things adalah keterhubungan antara satu barang (things) dengan barang lainnya yang berada dalam satu ekosistem menggunakan jaringan internet.
Barang-barang di sini bisa bervariasi, mulai dari sensor, lampu, komputer, AC hingga tirai jendela. Maka dari itu, dapat disimpulkan bahwa dalam sebuah kantor pintar, barang-barang dalam kantor tersebut dapat terhubung satu sama lain melalui internet.
Komponen Smart Office
Komponen smart office ada banyak. Berikut ini beberapa diantaranya:
1. Smart Air Conditioner (AC)
Smart AC adalah jenis AC yang dilengkapi dengan sensor khusus, sehingga mampu menyesuaikan suhu sesuai dengan kondisi dalam kantor secara mandiri. Ini artinya, ketika ruangan kantor sedang panas, maka suhu AC secara otomatis akan mengecil, begitu pula sebaliknya.
2. Smart lamp
Sama seperti smart AC, smart lamp juga didesain khusus supaya bisa menyesuaikan kapasitas penerangan sebuah ruangan dengan kondisi ruangan tersebut. Selain smart lamp dan smart AC, beberapa kantor pintar di luar negeri juga dilengkapi dengan tirai jendela yang bisa membuka dan menutup sendiri secara serentak sesuai dengan suhu dalam ruangan kantor tersebut.
3. Smart Conference Room
Sebuah bangunan kantor umumnya memiliki lebih dari satu ruang rapat atau ruang konferensi yang terdiri dari berbagai ukuran. Ruang rapat ini juga dilengkapi dengan berbagai alat elektronik yang dibutuhkan, seperti LCD proyektor, hingga televisi. Dalam konsep kantor pintar, karyawan bisa memesan ruangan tersebut melalui aplikasi sesuai dengan kebutuhan mereka.
4. Smart locking system
Smart office juga dilengkapi dengan smart locking system. Penerapannya bisa bermacam-macam, mulai dari menggunakan kartu digital untuk masuk, password, hingga verifikasi data biometrik. Dengan demikian, orang lain selain karyawan kantor Anda tidak akan bisa masuk ke dalam area kantor, kecuali telah mendaftar sebagai tamu kepada customer service di lobby.
5. Real-time monitoring
Salah satu ciri khas dari sebuah kantor pintar adalah, Anda bisa memantau dan mengontrol kondisi dalam kantor Anda hanya menggunakan satu aplikasi saja. Aplikasi ini bisa digunakan untuk menyesuaikan suhu AC, cahaya lampu, pergerakan tirai jendela, sampai dengan CCTV. Dengan demikian ketika kantor sedang tidak digunakan, Anda bisa segera mematikan alat elektronik dalam kantor tersebut.
6. Fire detection system
Smart office juga bisa dilengkapi dengan fire detection system untuk mendeteksi adanya kobaran api pertama kali. Dalam sebuah kantor pintar, sistem ini akan langsung aktif dan membuat alarm kebakaran meraung apabila ditemukan api pada titik tertentu. Dengan demikian, seluruh penghuni kantor bisa dievakuasi terlebih dahulu.
Pada saat yang bersamaan, sistem ini secara otomatis juga akan membuat AC, lampu dan peralatan listrik lainnya mati serta menyalakan alat pemadam kebakaran berbasis sensor. Dengan demikian, kerusakan dan kerugian yang bisa terjadi akibat kebakaran bisa diminimalisir.
Konsep smart office ini juga bisa diterapkan dalam skala yang lebih kecil, seperti penggunaan video conference untuk rapat, aplikasi digital untuk absensi, hingga Google Workspace atau aplikasi serupa untuk kolaborasi antar karyawan.
Contoh Implementasi Smart Office
Sudah banyak perusahaan di Indonesia yang menerapkan teknologi kantor pintar ini. Salah satunya adalah PT Moda Integrasi Transportasi Jabodetabek. Dalam laman YouTube resminya, perusahaan transportasi ini menyebutkan bahwa kantornya telah menerapkan sistem smart office yaitu dengan:
- Face recognition dan teknologi khusus yang digunakan saat karyawan akan memasuki ruangan.
- Penggunaan aplikasi untuk memesan ruangan rapat secara online dan menggunakan QR code untuk memasuki ruangan rapat tersebut.
- Penggunaan video conference.
- Penggunaan dokumen digital dalam keseharian. Hal ini termasuk penggunaan tanda tangan digital untuk mengesahkan dokumen-dokumen tertentu.
Manfaat Transisi dari Kantor Konvensional ke Smart Office
Berikut ini beberapa manfaat smart office:
1. Praktis
Dengan adanya AC dan lampu yang bisa menyesuaikan suhu ruangan secara otomatis, karyawan tidak perlu berpindah dari kubikelnya hanya untuk mengurangi suhu AC atau mematikan lampu. Sama halnya ketika malam hari, AC dan lampu tersebut juga dapat dimatikan menggunakan satu aplikasi saja. Dengan demikian, tim security juga tidak perlu sering mengecek apakah alat elektronik tersebut sudah dimatikan atau belum.
2. Hemat biaya dan energi
Penggunaan smart office juga bisa menekan potensi biaya operasional yang harus Anda tanggung. Hal ini karena baik AC maupun lampu dapat dimatikan dari jarak jauh menggunakan aplikasi dengan tanpa menunggu ada karyawan yang mematikan kedua alat elektronik tersebut. Belum lagi sensor yang ada di dalam keduanya juga secara otomatis akan menurunkan suhu AC dan cahaya lampu apabila sedang tidak begitu dibutuhkan. Akibatnya, biaya listrik akan menjadi lebih hemat.
3. Memudahkan kolaborasi antara karyawan
Penggunaan aplikasi workspace dan pemesanan ruang rapat instan juga dapat membuat karyawan berkolaborasi dengan lebih mudah. Selain itu, smart office juga memungkinkan Anda untuk menerapkan sistem flexible working arrangement alias karyawan bisa bekerja di kantor (work from office), work from anywhere (WFA) atau hybrid. Hal ini tentunya akan membuat nama perusahaan Anda semakin menarik ditelinga calon karyawan potensial.
4. Meningkatkan keamanan perusahaan
Manfaat smart office yang tidak kalah penting adalah meningkatkan keamanan perusahaan. Dengan hanya individu tertentu yang bisa masuk ke dalam ruangan kantor Anda, serta CCTV dan lampu yang bisa dikendalikan dari jarak jauh, risiko pencurian dapat diminimalisir.
5. Meningkatkan produktivitas karyawan
Seiring dengan kantor yang lebih nyaman dan mudah berkolaborasi dengan karyawan lain, maka meningkat pula produktivitas karyawan tersebut. Peningkatan produktivitas karyawan dapat meningkatkan pendapatan dan laba perusahaan secara umum.
Dapatkan semua manfaat smart office di atas dengan menggunakan solusi Internet of Things dari Link Net. Dilengkapi dengan perangkat berkualitas terbaik, solusi Internet of Things dari Link Net dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
