Apa itu Mail Server? Pengertian, Cara Kerja, dan Fungsinya

Walaupun teknologi komunikasi sudah berkembang dengan berbagai variasi, penggunaan email masih diperlukan bagi beberapa individu atau perusahaan. Berkomunikasi melalui media elektronik tersebut dianggap lebih formal dan ada fitur-fitur pendukung yang bantu proses pengiriman pesan. 

Salah satu fitur yang berperan untuk menerima dan mengirim email seseorang adalah mail server. Singkatnya, sistem ini berperan seperti kantor pusat yang bertugas untuk mendistribusikan pesan yang masuk dan keluar.

Untuk mengetahui lebih lengkap tentang pengertian, jenis-jenis, hingga peran mail server dalam bisnis, Anda bisa menyimak informasi di bawah ini!

Pengertian Mail Server

Mail server adalah sistem komputer yang digunakan untuk menerima, mengolah, menyimpan, dan mengirimkan email yang masuk melalui jaringan internet.

Mail server dapat digunakan untuk mengirim pesan antar user dengan perangkat yang melibatkan server untuk menerima, menyimpan, dan mengirimkan email tersebut. 

Walaupun terlihat instan, sesungguhnya proses dari sistem ini terbilang cukup kompleks. Setiap user yang mengirimkan email melalui internet, sistem tersebut akan meneruskan pesan ke penerima server. 

Jadi, pesan yang sudah terkirim akan disimpan terlebih dahulu oleh sistem sampai akhirnya diterima oleh penerima yang dituju. Ketika penerima membuka dan memeriksa pesan yang masuk tersebut, pesan akan terunduh secara otomatis dari mail server ke perangkat komputer.

Sistem ini sendiri menggunakan beberapa protokol untuk mengatur pesan yang masuk, seperti IMAP (Internet Message Access Protocol), SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dan POP3 (Post Office Protocol 3). 

Sebagai tambahan, sistem ini juga dapat diakses oleh user dari browser web mana pun melalui antarmuka yang disediakan oleh penyedida layanan. 

Jenis-Jenis Mail Server

Berikut adalah beberapa jenis mail server yang bisa Anda gunakan

1. Postfix

Postfix merupakan salah satu jenis sistem yang paling banyak digunakan oleh user. Layanan ini bisa mengintegrasikan berbagai database user, seperti PostgreSQL, LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), dan MySQL. Protokol yang digunakan pada jenis ini adalah MTA. 

Selain itu, kemudahannya untuk diintegrasi dan dikonfigurasi menjadi nilai tambah tersendiri bagi user. Hal ini disebabkan jenis Postfix bisa dipasang pada berbagai jenis sistem operasi seperti Solaris dan Linux. 

Postfix juga banyak Postfix banyak digunakan oleh perusahaan baik besar maupun kecil dan cloud provider.

2. Qmail

Sama seperti jenis Postfix, jenis ini berfungsi sebagai perantara dalam pengiriman email dari sender ke recipient. Akan tetapi, jenis ini memiliki keunggulan tinggi dibandingkan jenis lainnya.

Salah satunya adalah fitur Maildir yang memungkinkan sistem untuk memisahkan pesan ke file tersendiri. Ada fitur-fitur lainnya seperti mailbox wildcard, modularitas Qmail, dan masih banyak lagi. 

3. Sendmail

Sendmail merupakan sistem yang stabil dan tawarkan fitur yang cukup lengkap untuk memudahkan user. Konfigurasi mail server pada jenis ini menggunakan beberapa fitur keamanan seperti DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance).

Perbedaan dari dua jenis sistem sebelumnya adalah Sendmail tidak memiliki protokol IMAP dan POP. Dengan demikian, jenis perlu memiliki aplikasi tambahan untuk mengonfigurasikan pesan yang masuk. 

Cara Kerja Mail Server

Pada dasarnya, proses pengiriman email dari pengirim ke penerima hanya terdiri dari dua jalur, yaitu kotak keluar pengirim dan kotak masuk penerima. Akan tetapi, cara kerja mail server tidak sesederhana itu. Ada proses panjang hingga akhirnya pesan bisa masuk ke penerima.

Ketika seseorang mengirim sebuah email, pesan tersebut akan dikirim ke sistem melalui protokol SMTP. Kemudian, sistem tersebut akan mengonfirmasi dan memverifikasi apakah pengirim memenuhi syarat untuk mengirimkan pesan tersebut. Persyaratannya bisa berupa kelengkapan isi pesan, subjek, hingga alamat email penerima. 

Setelah itu, protokol tersebut akan mengolah kembali data yang masuk dan memeriksa apakah pesan tersebut tidak mengandung virus berbahaya. Selain itu, jika pesan yang Anda tuliskan tidak lengkap, sistem bisa menganggapnya sebagai spam dan tidak muncul secara langsung ke penerima. 

Sistem akan menyimpan pesan tersebut ke dalam kotak surat sesuai dengan alamat email yang dituju. Kotak surat tersebut biasanya dapat diakses oleh pemilik alamat email melalui webmail yang digunakan. 

Terakhir, penerima pesan dapat menerima dan membuka pesan yang ada di kotak masuk melalui protokol IMAP (Internet Message Access Protocol) atau POP (Post Office Protocol). Protokol POP akan menyalin pesan dari sistem dan menyimpannya ke dalam kotak masuk penerima. Sementara itu, protokol IMAP memungkinkan user untuk mengakses pesan langsung dari mail server. 

Fungsi Mail Server

Dengan cara kerja yang kompleks, tentu ada fungsi yang bisa dimanfaatkan oleh user. Berikut adalah beberapa fungsi tersebut:

1. Menjaga keamanan email dari virus dan malware

Adanya fitur keamanan tambahan seperti DMARC memungkinkan sistem Anda akan terhindar dari serangan spoofing dan phising. Adanya serangan tersebut tentu akan berakibat buruk pada keamanan data atau pesan. Terlebih jika informasi yang terkandung di dalamnya merupakan pesan penting dan rahasia.

Lebih lanjut, agar Anda bisa mengembalikan data jika terserang oleh peretas, lakukan backup data yang disimpan di server berbeda.

2. Data privasi lebih terjamin keamanannya

Jika Anda memiliki mail server sendiri, Anda bisa mengatur dan menyaring pesan atau iklan apa saja yang bisa diterima. Dengan begitu, pihak luar tidak bisa sembarangan memasang iklan atau tautan yang bisa berujung ke pencurian data privat. 

Peran Mail Server dalam Bisnis

Mail server juga berperan besar dalam keberjalanan operasional bisnis yang bisa Anda simak pada penjelasan berikut ini: 

1. Setiap karyawan bisa memiliki email bisnis

Dengan memiliki mail server sendiri, perusahaan Anda akan memiliki disk space atau ruang penyimpanan yang lebih besar dibandingkan email gratis. 

Dengan kata lain, komunikasi antar-karyawan dan klien bisa lebih mudah dan efektif dengan adanya alamat email yang dimiliki bersama. 

2. Kolaborasi dalam proyek

Sistem ini memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dalam proyek dengan berbagi dokumen dan folder melalui email yang sudah terintegrasi. 

Jadi, sistem Ini bisa sangat membantu ketika karyawan bekerja dari jarak jauh atau work from home. 

Demikianlah penjelasan lengkap seputar mail server. Sistem ini bisa bantu proses operasional dan komunikasi bisnis berjalan lebih efektif dan efisien. 

Untuk meningkatkan performa bisnis, berlangganan email dengan mail server khusus adalah pilihan terbaik. Sebab, Anda dapat menikmati berbagai manfaat dan keuntungan yang sudah disebutkan di atas.

Jika Anda ingin mulai menggunakan mail server sendiri, Anda bisa menggunakan layanan cloud untuk bisnis yang disediakan oleh Link Net. Di sana Anda bisa membangun infrastruktur untuk mengirim dan menerima email dengan aman dan tentunya dengan harga terjangkau.

Penulis: Lusita Amelia.